Bản ghi nhớ về thủ tục và chính sách phê duyệt trước của Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái đối với các dịch vụ nhận được từ tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập

Được ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sửa đổi vào
18 tháng 2 năm 2025

Theo Đạo luật Sarbanes-Oxley năm 2002, Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái của ExxonMobil chịu trách nhiệm bổ nhiệm, thù lao và giám sát công việc của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập.  Là một phần của trách nhiệm này, Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái phải phê duyệt trước các dịch vụ tỷ lệ kèo góc nhà cái và phi tỷ lệ kèo góc nhà cái do tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập cung cấp để đảm bảo các dịch vụ đó không làm ảnh hưởng đến tính độc lập của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên.  Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) đã ban hành các quy tắc quy định cụ thể các loại dịch vụ mà tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập không được cung cấp cho khách hàng tỷ lệ kèo góc nhà cái của mình, cũng như trách nhiệm của Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái trong việc quản lý sự tham gia của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập, bao gồm cả việc phê duyệt trước phí.  Theo đó, Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái của ExxonMobil đã thông qua Bản ghi nhớ Thủ tục và Chính sách phê duyệt trước sau đây đối với các dịch vụ tỷ lệ kèo góc nhà cái, Dịch vụ liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái và Thuế.  Bản ghi nhớ này đặt ra các thủ tục và điều kiện theo đó các dịch vụ được phép do tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập cung cấp sẽ được phê duyệt trước.

Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái đã áp dụng phương pháp theo đó tất cả các dịch vụ nhận được từ tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập sẽ được phê duyệt trước. Theo cách tiếp cận này, một chương trình làm việc hàng năm sẽ được phê duyệt cho từng loại dịch vụ sau: tỷ lệ kèo góc nhà cái, liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái và Thuế.  Sẽ không cần phải có phê duyệt trước cho từng lần tham gia, ngoại trừ các cam kết đặc biệt hoặc tăng dần đặc biệt có tính phí dẫn đến loại phí vượt quá chương trình làm việc tổng hợp được phê duyệt trước cho danh mục đó.  Nói chung, chương trình làm việc cho từng loại dịch vụ có thể được bổ sung với số tiền bổ sung đã được phê duyệt trước sau khi Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái xem xét thích hợp các dịch vụ bổ sung.  Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái có thể xem xét các cam kết cụ thể trong danh mục Tất cả các dịch vụ khác trên cơ sở từng cam kết.

Đối với tất cả các dịch vụ nhận được từ tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập, Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ xem xét liệu các dịch vụ đó có phù hợp với các quy định của SEC về tính độc lập của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên hay không.  Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ xem xét mức tỷ lệ kèo góc nhà cái và các khoản phí liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái so với tất cả các khoản phí khác thu được từ tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập và sẽ xem xét mức đó mỗi năm.

Phần còn lại của Bản ghi nhớ này quy định các thủ tục mà Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ thực hiện trách nhiệm của mình đối với các dịch vụ phê duyệt trước. Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ thu thập ý kiến đóng góp phù hợp từ ban quản lý ExxonMobil về mức phí chung, quy trình đàm phán và báo cáo phí từ nhiều địa điểm nơi ExxonMobil hoạt động và tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập cung cấp dịch vụ cũng như mức tỷ lệ kèo góc nhà cái và các khoản phí liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái so với tất cả các khoản phí khác.

Quy trình phê duyệt trước và ủy quyền

Việc xem xét sơ bộ và phê duyệt trước các dịch vụ cần được tỷ lệ kèo góc nhà cái độc lập và các khoản phí liên quan sẽ được lên lịch tại cuộc họp Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái vào tháng 7 hàng tháng trong năm tài chính tiếp theo.  Nếu phí có thể vượt quá số tiền được phê duyệt trước cho bất kỳ loại dịch vụ được phép nào thì số tiền tăng thêm có thể được xem xét và phê duyệt trước tại các cuộc họp Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái tiếp theo trước khi cam kết.  Nếu cần, thời gian sẽ được dành ra trong bất kỳ cuộc họp Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái nào đã được lên lịch để xem xét và phê duyệt trước các dịch vụ bổ sung.  Không có thẩm quyền bổ sung nào được ủy quyền cho việc phê duyệt trước các dịch vụ do tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập cung cấp.

Thời hạn phê duyệt trước áp dụng cho năm tài chính của ExxonMobil. Do đó, phí tỷ lệ kèo góc nhà cái cho năm tài chính có thể bao gồm các công việc được thực hiện sau khi kết thúc năm dương lịch. Việc phê duyệt trước các khoản phí liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái và Thuế được thực hiện theo năm dương lịch.  Số tiền phê duyệt trước chưa sử dụng sẽ không được chuyển sang năm tiếp theo.  Việc phê duyệt trước sẽ được thực hiện theo danh mục dịch vụ và không thể chuyển đổi giữa các danh mục.

tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập và ban quản lý ExxonMobil sẽ cùng quản lý quy trình thu và báo cáo tất cả các khoản phí mà tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập gửi cho ExxonMobil cho mỗi năm tài chính.

Dịch vụ tỷ lệ kèo góc nhà cái

Thời hạn tham gia, phạm vi dịch vụ và phí kiểm tra báo cáo tài chính hàng năm của ExxonMobil sẽ được Ủy ban Kiểm toán phê duyệt trước.  Các dịch vụ Kiểm toán này bao gồm kiểm toán tích hợp báo cáo tài chính hợp nhất của tỷ lệ kèo nhà cái (bao gồm cả đánh giá hàng quý bắt buộc) và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính, kiểm toán báo cáo tài chính theo luật định của công ty liên kết và công ty con cũng như các thủ tục khác mà kiểm toán viên độc lập cần phải thực hiện để có thể đưa ra ý kiến ​​về báo cáo tài chính hợp nhất của tỷ lệ kèo nhà cái.

Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo và giám sát sự tham gia của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập.  Theo quyết định riêng của mình, Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ lấy ý kiến ​​từ ban quản lý ExxonMobil về các điều khoản của hợp đồng, hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng và số tiền phí tỷ lệ kèo góc nhà cái.  tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng một cách hiệu quả về mặt chi phí và đảm bảo rằng các dịch vụ tỷ lệ kèo góc nhà cái không được cung cấp trước khi Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái xem xét và phê duyệt trước.

Dịch vụ liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái

Các dịch vụ liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái bao gồm các dịch vụ có liên quan hợp lý đến việc thực hiện tỷ lệ kèo góc nhà cái báo cáo tài chính của ExxonMobil. Các dịch vụ này bao gồm xử lý tài sản, kế hoạch phúc lợi và tỷ lệ kèo góc nhà cái liên doanh, thủ tục chứng thực liên quan đến chứng nhận chi phí và sự tuân thủ của chính phủ, tư vấn về các vấn đề kế toán và thủ tục thẩm định.  Mỗi năm Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ tiến hành đánh giá rộng rãi các dịch vụ được đề xuất để đảm bảo tính độc lập của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập không bị suy giảm.

Việc phê duyệt trước chung sẽ diễn ra vào tháng 7 hàng năm trùng với thời điểm phê duyệt trước các dịch vụ Kiểm tra.  Các bộ phận nhân sự và điều hành hiện hành sẽ được yêu cầu chỉ định một chủ sở hữu quy trình để giám sát sự tham gia của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập đối với các dịch vụ liên quan đến tỷ lệ kèo góc nhà cái. Điều này sẽ đảm bảo rằng tổng số tiền dịch vụ thu được không vượt quá số tiền phê duyệt trước vào bất kỳ lúc nào và các cam kết mới không dự tính vào tháng 7 sẽ được phê duyệt trước trước khi cam kết.

Dịch vụ thuế

Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái đồng tình rằng tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập có thể cung cấp một số dịch vụ Thuế nhất định mà không làm ảnh hưởng đến tính độc lập của họ.  Các dịch vụ này bao gồm chuẩn bị hồ sơ thuế địa phương và các dịch vụ thuế liên quan, lập kế hoạch thuế và các dịch vụ khác được quy định của SEC cho phép. Ủy ban tỷ lệ kèo góc nhà cái sẽ không cho phép thuê tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập (1) liên quan đến một giao dịch, mục đích duy nhất của giao dịch đó có thể là tránh thuế không được phép, (2) đối với các dịch vụ thuế khác có thể bị cấm theo quy định của SEC hiện tại hoặc trong tương lai hoặc (3) thực hiện các dịch vụ theo thỏa thuận phí dự phòng.

Phó Tổng Cố vấn Thuế trong Cục Thuế ExxonMobil sẽ đóng vai trò là người liên hệ chính và giám sát phạm vi tham gia của tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập đối với các dịch vụ Thuế.  Việc giám sát như vậy sẽ đảm bảo rằng tổng số tiền dịch vụ thu được từ tỷ lệ kèo góc nhà cái viên độc lập không vượt quá số tiền được phê duyệt trước vào bất kỳ lúc nào và mọi cam kết mới không có trong phê duyệt trước chung vào tháng 7 đều được phê duyệt trước trước khi cam kết.

Tất cả các dịch vụ khác

Nếu các đơn vị kinh doanh ExxonMobil yêu cầu các dịch vụ khác được phép thì mỗi dịch vụ phải được Ủy ban Kiểm toán phê duyệt trước. Những yêu cầu như vậy phải được hỗ trợ bởi sự chứng thực của Kiểm soát viên tỷ lệ kèo nhà cái và Tổng Kiểm toán tỷ lệ kèo nhà cái trước khi Ủy ban Kiểm toán xem xét.    

Dịch vụ bị cấm

Kiểm toán viên độc lập không được cung cấp các dịch vụ bị cấm sau: Ghi sổ kế toán, Thiết kế và triển khai hệ thống thông tin tài chính, Thẩm định hoặc Định giá (ngoài Thuế), Ý kiến công bằng, Dịch vụ tính toán, Gia công kiểm toán nội bộ, Chức năng quản lý, Nhân sự như Tuyển dụng điều hành, Dịch vụ đại lý môi giới, Dịch vụ pháp lý hoặc Dịch vụ chuyên gia chẳng hạn như cung cấp lời khai hoặc ý kiến chuyên môn trong đó mục đích của cam kết là ủng hộ quan điểm của khách hàng trong một thủ tục tố tụng đối nghịch.  Trong mọi trường hợp, nhân viên ExxonMobil không được thuê kiểm toán viên độc lập thực hiện các dịch vụ bị cấm. Các cam kết tiềm năng không được cho phép rõ ràng nên được chuyển đến Kiểm soát viên của tỷ lệ kèo nhà cái hoặc Tổng Kiểm toán của tỷ lệ kèo nhà cái.